Article 5 General Assembly
1. The regular General Assembly shall be held once a year. Extraordinary General Assemblies may be held if this is required in the Association’s interest or requested by one tenth of the members.
2. A General Assembly shall be convened by the Management Board by e-mail two weeks before the General Assembly. The agenda will be jointly determined by the President, the Secretary and the Treasurer, and shall be communicated together with the invitation. This deadline shall be deemed to be observed if the invitation is e-mailed to the address last made known to the Association in a timely manner. A General Assembly shall have a quorum if it was duly convened in advance.
3 The General Assembly shall be chaired by the President, or the Secretary if the President is unable, or the Treasurer if the Secretary is unable. If none of them are able to attend the meeting, the General Assembly shall elect a chairperson for the meeting. The chairperson of the meeting shall appoint a minute-taker to record the resolutions adopted by the General Assembly. The minutes shall be jointly signed by the minute-taker and the chair of the General Assembly.
4. Each member may submit to the Management Board applications for resolutions or discussion items. The applications must be received no later than one week prior to the date of the meeting. Urgent applications can be heard at the General Assembly upon approval by the General Assembly.
5. Decisions by the General Assembly are made by a majority of the valid votes cast; abstentions are invalid votes and are not counted as votes cast. Votes are conducted by a show of hands, or in the manner which is suitable for the General Assembly concerned (teleconference, videoconference). Votes may be cast by e-mail, by other means using cryptographic signature or by using blockchain technology. A secret ballot shall be held if two third of the present members request it.
6. Resolutions concerning the expulsion of members and changes to the Articles require a majority of two thirds; resolutions concerning changes to the purpose of the Association require a majority of three fourth of the valid votes cast.
7. Attendance and voting by videoconference or teleconference is valid.
8. Outside of General Assembly votes can be cast in written form if the majority of members consent to it. Votes cast in writing can be cast by e-mail, by other means using the member’s cryptographic signature or by use of blockchain technology. Votes concerning the dissolution of the Association and the election and dismissal of the Management Board cannot be cast in writing.
9. The tasks of the General Assembly shall include, but are not limited to:
a. election and dismissal of, and grant of discharge to, the whole Management Board,
b. acceptance of the annual report by the Management Board and votes concerning the Association’s budget,
c. changes to the Articles, changes to the purpose of the Association or the dissolution of the Association,
d. the approval of bylaws,
e. appointment of the Association’s auditor
10. The General Assembly shall adopt all resolutions required for the achievement of the Association’s purpose.
§ 5 Mitgliederversammlung
1. Die reguläre Mitgliederversammlung findet einmal jährlich statt. Weitere Mitgliederversammlungen finden statt, wenn dies im Interesse des Vereins erforderlich ist oder wenn mindestens ein Zehntel der Mitglieder dies verlangt.
2. Mitgliederversammlung werden vom Vorstand per E-Mail mit einer Frist von zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung einberufen. Die Tagesordnung wird vom Präsidenten, dem Generalsekretär und dem Schatzmeister gemeinsam festgelegt und zusammen mit der Einladung versandt. Zur Fristwahrung genügt die rechtzeitige Aufgabe der Einladung per E-Mail an die dem Verein zuletzt bekannte Emailadresse. Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn sie zuvor ordnungsgemäß einberufen wurde.
3. Die Mitgliederversammlung wird vom Präsidenten, bei dessen Verhinderung vom Generalsekretär oder bei dessen Verhinderung vom Schatzmeister geleitet. Sind diese verhindert, wählt die Mitgliederversammlung einen Versammlungsleiter. Der Versammlungsleiter bestimmt einen Protokollführer, der die von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlusse protokolliert. Das Protokoll ist vom Protokollführer und vom Versammlungsleiter gemeinsam zu unterzeichnen.
4. Jedes Mitglied kann beim Vorstand Anträge zur Beschlussfassung oder Aussprache einreichen. Die Anträge müssen spätestens eine Woche vor dem Versammlungstag eingegangen sein. Über die Zulassung von Dringlichkeitsantragen, die erst in der Mitgliederversammlung gestellt werden, entscheidet die Mitgliederversammlung.
5. Die Mitgliederversammlung entscheidet mit der Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen; Stimmenthaltungen gelten als ungültige Stimmen und werden nicht mitgezählt. Abstimmungen erfolgen durch Handaufheben oder in der Form, die für die Form der Mitgliederversammlung zweckmäßig ist (Telefon-, Videokonferenz). Es kann auch per E-Mail, auf andere Art unter Nutzung kryptographischer Signatur oder durch Nutzung der Blockchain-Technologie abgestimmt werden. Eine Abstimmung muss als geheime Abstimmung durchgeführt werden, wenn zwei Drittel bei der Abstimmung anwesenden Mitglieder dies beantragt.
6. Zum Ausschluss von Mitgliedern und zu Satzungsänderungen ist eine Mehrheit von zwei Dritteln, zu Änderungen des Vereinszwecks eine solche von drei Vierteln der abgegebenen gültigen Stimmen erforderlich.
7. Die Mitgliederversammlung kann auch als Video- oder Telekonferenz stattfinden.
8. Es kann schriftlich außerhalb einer Versammlung abgestimmt werden, wenn die Mehrheit der Mitglieder der schriftlichen Abstimmung zustimmt. Statt der Schriftform können die Mitglieder per E-Mail, auf andere Art unter Nutzung ihrer kryptographischen Signatur oder durch Nutzung der Blockchain- Technologie abstimmen. Die Auflösung des Vereins sowie Wahl und Abberufung des Vorstands können nicht im schriftlichen Verfahren beschlossen werden.
9. Die Aufgaben der Mitgliederversammlung sind insbesondere
a. die Wahl, Abberufung und Entlastung des gesamten Vorstands,
b. die Entgegennahme des Jahresberichts des Vorstands und die Abstimmung über den Vereinshaushalt,
c. Satzungsänderungen, Änderungen des Vereinszwecks und die Auflösung des Vereins,
d. der Erlass einer Geschäftsordnung
e. Die Bestimmung des Rechnungsprüfers des Vereins.
10. Die Mitgliederversammlung fasst alle zur Verwirklichung des Vereinszwecks erforderlichen Beschlüsse.